Co to jsou "datové schránky"

Dne 1.7.2009 nabude účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Je pravděpodobné, že ještě před uvedeným datem nabytí účinnosti bude publikována i jeho první novela a zákon tak vstoupí v účinnost již v novelizovaném znění. Veřejnosti je zákon představován jako zákon upravující datové schránky, avšak ve skutečnosti upravuje ještě další důležitou oblast související s elektronickými médii a právními údaji, kterou je konverze dokumentů.

K ČEMU DATOVÉ SCHRÁNKY SLOUŽÍ

Datové schránky lze se značnou mírou zjednodušení popsat tak, že se jedná o prostředek elektronické komunikace. Tato komunikace však nebude probíhat standardní elektronickou poštou popř. se zaručeným elektronickým podpisem, ale zvláštním přístupem na chráněná a specielně regulovaná místa ve veřejné síti. Nicméně elektronická pošta najde rovněž své uplatnění; ti, kdo budou pomocí datových schránek komunikovat si budou moci nastavit např. upozornění na novou datovou zprávu v jejich schránce právě prostřednictvím emailu.

KDO POMOCÍ DATOVÝCH SCHRÁNEK KOMUNIKUJE

Datové schránky měly původně sloužit pouze ke komunikaci mezi orgány veřejné moci na straně jedné a fyzickými a právnickými osobami na straně druhé. První novela zákona však zřejmě umožní/umožnila, aby datové schránky používaly ke komunikaci fyzické a právnické osoby navzájem.

Za orgány veřejné moci se považují kromě orgánů státní správy a samosprávy rovněž notáři, exekutoři, Česká televize, Český rozhlas či např. samosprávné komory. Každá fyzická a právnická osoba (obsah těchto pojmů je zřejmý) může mít jen jednu schránku, avšak jde-li o podnikající fyzickou osobu, může mít tato svou schránku jednak jako fyzická osoba, ale i druhou jako podnikající fyzická osoba.

Používání datových schránek bude povinné pro právnické osoby, zapsané v obchodním rejstříku a pro orgány veřejné moci.

JAK SE DATOVÉ SCHRÁNKY ZŘIZUJÍ

Datové schránky zřizovány bezplatně Ministerstvem vnitra ČR, a to

-automaticky (orgánům veřejné moci, právnickým osobám, advokátům, insolvenčním správcům, daňovým poradcům) nebo

-na žádost (pokud jde o zbylé podnikající fyzické osoby a fyzické osoby - nepodnikatele).

Žádost o zřízení datové schránky lze podat na pracovištích Czech POINT, musí obsahovat ověřený podpis a základní údaje týkající se žádajícího subjektu (fyzické osoby případně podnikající fyzické osoby).

KDY JE DATOVÁ SCHRÁNKA ZŘÍZENA

Pokud se zřizuje na žádost, je to do tří (3) pracovních dnů ode dne podání žádosti.

Pokud jde o subjekty, kterým se zřizuje automaticky, je to do devadesáti (90) dnů od účinnosti zákona (tj. 1.7.09), resp. 1.8.2012 (pokud jde o advokáty a daňové poradce; avšak i ti mohou podat žádost).

Avšak pokud jde o využití ke komunikaci mezi právnickými a fyzickými osobami navzájem (tedy mimo oblast veřejné správy), bude/je tato dána až od 1.1.2010 (pro zasílání faktur a obdobných výzev k placení), resp. od 1.7.2010 (pro veškerou další komunikaci).

JAK SE DATOVÁ SCHRÁNKA PO SVÉM ZŘÍZENÍ ZPŘÍSTUPŇUJE

Přístup do datové schránky obdrží každá z osob oprávněná jednat za právnickou osobu či fyzická osoba na adresu společnosti nebo fyzické osoby. Přihlašovací údaje budou zasílány do vlastních rukou.

Datová schránka je zpřístupněna prvním přihlášením osoby, nejpozději však patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů těmto osobám.

JAK SE DATOVÁ SCHRÁNKY ZNEPŘÍSTUPNÍ

Schránka se znepřístupní v důsledku smrti, prohlášení za mrtvého, zbavení či omezení způsobilosti, nástupem výkonu trestu či vazby, výmazem z evidence (podnikatelů – fyzických osob nebo rejstříku, v němž je zapsána právnická osoba) nebo na žádost.

Po třech letech po znepřístupnění se schránky ruší.

DORUČOVÁNÍ POMOCÍ DATOVÉ SCHRÁNKY

Platí pravidlo, že do datové schránky se doručuje vždy, když je to možné, tedy, když příslušné subjekty takovou datovou schránku mají a je přístupná.

Dokument, který byl dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Nepřihlásí-li se do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. Doručení dokumentu má stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou.

Fyzická osoba, podnikající fyzická osoba a právnická osoba může provádět úkon vůči orgánu veřejné moci, má-li zpřístupněnu svou datovou schránku a umožňuje-li to povaha tohoto úkonu prostřednictvím datové schránky. Tento úkon má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více osob.

O doručení datové zprávy dostane adresát ale i odesílatel email (zdarma) nebo si může kupř. aktivovat službu SMS notifikace, která umožňuje uživatelům zajistit si automatické zaslání SMS informace o doručení nové datové zprávy do své datové schránky prostřednictvím placené služby SMS Premium. Tato služby nabízí identifikaci typu doručené datové zprávy normální či do vlastních rukou.

Datová zpráva vydrží v datové schránce 90 dní. V případě, že s ní chce osoba pracovat po uplynutí lhůty, je možné si aktivovat službu „datový trezor“, která je určena k uložení zprávy a jejímu filtrování dle různých kritérií. Služba se aktivuje pomocí elektronického formuláře na webu nebo osobně prostřednictvím Czech POINTU.

KONVERZE

Konverzí se rozumí postup, kterým se převede dokument v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě nebo naopak. Kromě jiných kontaktních míst veřejné správy jej budou provádět i advokáti. Konkrétní postup konverze se svými znaky podobá procesu vidimace, tedy ověřování pravosti listin.

Na tomto místě se nezmiňujeme o některých dalších institutech, jako je administrátor, pověření dalších osob, zvláštní úprava tzv. spamu apod., které nejsou potřebné pro úvodní seznámení s pojmy datových schránek a konverze.