Dne 1. července 2009 nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů („zákon o elektronických úkonech“). Přestože, nebo právě proto, že zákon o elektronických úkonech je v účinnosti teprve krátce, již se v praxi objevují první obtíže spojené s jeho aplikací. Nejčastější problémy souvisejí s otázkou zasílání údajů pro přihlášení do datové schránky a s ošetřením přístupu do datové schránky.

Účelem tohoto článku je podívat se blíže na problematiku samotného přístupu do datové schránky zejména právnických osob[1] a nabídnout možnost využití institutu tzv. administrátora pro přístup do datových schránek v situacích, kdy tak z nějakého důvodu nemůže učinit sám statutární orgán právnické osoby, resp. jeho člen nebo v případech kdy je třeba řešit systém přístupu do datové schránky v případě kolektivních statutárních orgánů.

Datové schránky jsou právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku zřizovány automaticky (bez žádosti), přímo ze zákona.  Obecně v souladu se zákonem o elektronických úkonech platí, že k přístupu do datové schránky je oprávněn statutární orgán, resp. jeho člen, popř. vedoucí organizační složky zahraniční právnické osoby[2]. Tyto osoby obdrží od Ministerstva vnitra České republiky („Ministerstvo“) tzv. osobní číslo a do tří dnů po jeho obdržení jim budou zaslány do vlastních rukou údaje pro přihlášení do datové schránky.

V praxi se však nezřídka stává, že členové statutárního orgánu jsou natolik vytížení, že buď nemají čas, nebo si nepřejí zabývat se každodenními administrativními záležitostmi společnosti. Rovněž je častým jevem, že statutární orgán či jeho členové pobývají dlouhodobě v zahraničí a tudíž nemohou do vlastních rukou obdržet osobní číslo (fakticky se s ním seznámit) pro zaslání údajů o datové schránce;  v současné době není totiž možné doručovat přístupové údaje k datovým schránkám do zahraničí[3].

Z toho důvodu, aby v praxi nedocházelo k vyhýbání se užívání datové schránky ze strany oprávněných osob a tím zpochybňování doručení dokumentů, stanoví zákon o elektronických úkonech, že datová schránka je zpřístupněna již prvním přihlášením oprávněné osoby[4]. Pokud se oprávněná osoba nepřihlásí, platí, že datová schránka je zpřístupněna patnáctým dnem následujícím po dni doručení přístupových údajů těmto osobám[5]; pro stávající oprávněné osoby dojde tedy ke zpřístupnění nejpozději ke dni 1. listopadu 2009[6]. Od okamžiku zpřístupnění datové schránky do ní mohou být zasílány dokumenty s účinky doručení.

Pro výše uvedené případy se nabízí využití zákonného institutu tzv. administrátora[7], který může být jednak oprávněn vyzvednout přístupové údaje pro přístup do datové schránky, popř. může mít přístup do datové schránky a starat se o její další provoz místo oprávněné osoby. Administrátorem může být ustanovena výlučně fyzická osoba.

Ustanovení (zřízení funkce) administrátora vyžaduje zaslání písemné žádosti, de facto plné moci, adresované Ministerstvu, podepsané statutárním orgánem (v současné době Ministerstvo vnitra neužívá pro podání žádosti standardizovaný formulář; žádost se tedy podává ve formě písemného „dopisu“) a obsahující výslovné ustanovení konkrétní osoby administrátorem příslušného subjektu.

Pokud jde o další náležitosti žádosti, tato musí ve svém textu obsahovat (i) označení, že se jedná o žádost o zřízení administrátora; (ii) osobní údaje administrátora (datum narození, bydliště; pro účely zaslání přístupových údajů k datové schránce je samozřejmě možné v žádosti uvést adresu odlišnou od místa bydliště); a (iii) v jakém rozsahu opravňuje administrátora k užívání schránky, příp. že je oprávněn schránku užívat ve stejném rozsahu jako statutární orgán sám (včetně podání žádosti Ministerstvu ke znepřístupnění či opětovnému zpřístupnění příslušné datové schránky[8]).

Administrátor tedy bude mít výhradně taková oprávnění k užívání datové schránky, která budou uvedena v žádosti. Podpis statutárního orgánu společnosti, resp. jeho člena na žádosti musí být úředně ověřený[9]. Žádost o zřízení administrátora nepodléhá žádnému poplatku[10].

Praktické je zřízení administrátora také v případech, kdy u daného subjektu působí kolektivní statutární orgán a je třeba zajistit, aby se zpráva o doručení datové zprávy tomuto subjektu dostala vždy ke konkrétní kompetentní osobě, příp. aby nedocházelo k situacím, kdy se člen kolektivního statutárního orgánu sice s doručenou zprávou seznámí, tj. datová zpráva se stane doručenou se všemi účinky s tím spojenými (započetí běhu lhůt), ovšem nesdělí tuto skutečnost ostatním členům statutárního orgánu.

Zákon o elektronických úkonech od osoby administrátora striktně odlišuje další pověřené osoby (vedle administrátora), které jsou oprávněny k přístupu do datové schránky[11] na základě ustanovení statutárním orgánem nebo i jím ustanoveným administrátorem. Ostatní pověřené osoby však mohou na rozdíl od administrátora vykonávat jen pravomoci jim přidělené a nemohou je delegovat na další osoby.

JUDr. Kamil Šebesta, MBA, advokát

Mgr. et Ing. Jana Martínková, advokátní koncipientka

KŠD ŠŤOVÍČEK
advokátní kancelář, v.o.s.

CITY TOWER
Hvězdova 1716/2b
140 78  Praha 4

tel: +420 221 412 611
fax: +420 222 254 030 

[1] V tomto článku se zabýváme jmenovitě právnickými osobami a organizačními složkami zahraničních právnických osob zapsanými v obchodním rejstříku, kterým jsou datové schránky zřizovány přímo ze zákona (§ 5 odst. 1 zákona o elektronických úkonech). Závěry článku lze nicméně vztáhnout rovněž na další subjekty zřizující datové schránky (včetně fyzických osob a podnikajících fyzických osob).

[2] § 8 odst. 3 zákona o elektronických úkonech.

[3] Česká pošta nemůže garantovat bezpečné doručení listovních zásilek jako je tomu na území České republiky. Do budoucnosti se však uvažuje o zavedení doručování přístupových údajů do vybraných zemí.

[4] Oprávněnou osobou se ve smyslu ustanovení § rozumí osoba, pro kterou byla datová schránka zřízena a komu budou zaslány přihlašovací údaje (popř. administrátorovi, pokud je ustanoven pověřenou osobou.

[5] § 10 odst. 2 zákona o elektronických úkonech.

[6] Ustanovení § 31 odst. 1 ve spojení s § 10 odst. 2 zákona o elektronických úkonech.

[7] Ve smyslu ustanovení § 8 odst. 7 zákona o elektronických úkonech.

[8] Jedná se o oprávnění vyplývající z ustanovení § 11 odst. 4 zákona o elektronických úkonech.

[9] V případě, že žádost bude podepsaná v cizině, je samozřejmě nezbytné zabezpečit tzv. superlegalizaci (vyšší ověření) od zastupitelského úřadu České republiky v dané zemi. V zemích, se kterými má Česká republika uzavřenu dvoustrannou mezinárodní smlouvu o právní pomoci, a za předpokladu, že tato to umožňuje, postačí tzv. apostila. Přesný postup pro ověřování dokumentů vystavených v cizině naleznete na stránkách Ministerstva zahraničí (www.mzv.cz).

[10] § 28 zákona o elektronických úkonech.

[11] Zejména § 8 odst. 6 zákona o elektronických úkonech.

Komentáře

Jméno *
Mail
WWW
Opište kód   

Přidat komentář